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Landeshauptstadt Düsseldorf

Mitarbeit Terminkoordination in Teilzeit

  • Düsseldorf
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BesGr A 8 LBesO oder EG 8 TVöD 
für die Terminkoordination und –Organisation im Büro des Oberbürgermeisters 
 
Das Büro des Oberbürgermeisters ist ein zentrales Amt der Landeshauptstadt Düsseldorf. Das Sachgebiet der Terminkoordination umfasst die Organisation von Terminanfragen im Büro des Oberbürgermeisters. Dazu gehören insbesondere die Veranlassung der Vorbereitung, die interne und externe Kommunikation, zeitnahe verbindliche Rückmeldungen und die Priorisierung bedeutender und eilbedürftiger Anfragen. Die Aufgabe ist geprägt durch ein hohes Maß an Dynamik aufgrund des aktuellen Tagesgeschäfts.

Ihre Aufgaben:

  • selbstständige Abwicklung des Schriftverkehrs, vor allem hinsichtlich Terminanfragen an den Oberbürgermeister

  • Übernahme von Recherchearbeiten, selbstständige Informationsbeschaffung und –analyse

  • Unterstützung bei der Vorbereitung der Termine des Oberbürgermeisters

  • allgemeine Verwaltungsangelegenheiten, Büroorganisation, Koordinierung der Reisetätigkeiten

  • Vertretungstätigkeit bei Abwesenheit der Assistenzkräfte des Oberbürgermeisters.

Ihr Profil:

  • Verwaltungswirt*in, Verwaltungsfachangestellte*r oder abgeschlossene Ausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren in einem für die Tätigkeit förderlichen Beruf

  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, fundierte Rechtschreibkenntnisse sowie Englischkenntnisse

  • relevante Berufserfahrung in der Verwaltung, sehr gutes Verständnis von Verwaltungsabläufen sowie dem Zusammenspiel zwischen Rat und Verwaltung

  • zeitliche Flexibilität und hohes Maß an Belastbarkeit

  • gepflegtes, souveränes und freundliches Auftreten sowie Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

  • Teamfähigkeit, Sorgfalt und Organisationsgeschick sowie fundierte Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Office, Powerpoint, Word).

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.
 
Wir leben Vielfalt – 
Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.
 
Die Stelle ist mit der Hälfte der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zu besetzen.

Bewerbungsfrist und Kontakt:

Bitte bewerben Sie sich online bis zum 17. April 2025  über den Button „Stell dich vor".
 
Für das Bewerbungsverfahren ist Ihre Ansprechperson Silke Bräuer, Telefon (0211) 89-21225, Moskauer Straße 25, 3. OG, links. Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 01/00/03/25/01.