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Landeshauptstadt Düsseldorf

Sekretariat / Vorzimmer der Amtsleitung und stellvertretenden Amtsleitung

  • Düsseldorf
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BesGr A 7 LBesO bzw. EG 7 TVöD
für das Kulturamt
 
 
Das Kulturamt der Landeshauptstadt Düsseldorf fördert und unterstützt das kulturelle Angebot in der Stadt. Es fördert Künstler*innen sowie Kultureinrichtungen, insbesondere der Sparten Bildende Kunst, Tanz und Theater, Musik und Literatur. Gleichzeitig versteht es sich als Vermittler, Koordinator bei Austausch- und Auslandsprojekten und als Impulsgeber.

Ihre Aufgaben:

  • Übernahme von Recherchearbeiten für die Amtsleitung bzw. stellvertretende Amtsleitung und Abteilungsleitungen, methodische Informationsbeschaffung sowie Postverteilung und Versand

  • selbständige Erledigung von Korrespondenz, Fertigung von Protokollen sowie Annahme und Vermittlung telefonischer Anfragen

  • Aktenführung, Überwachung der Wiedervorlage sowie Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen

  • Terminvereinbarungen, Verarbeitung von Schriftverkehr nach Vorlage und Erstellen von Grafiken und Power Point Präsentationen

  • Vorbereitung und Planung von Dienstreisen inklusive Abwicklung des anfallenden Schriftverkehrs für die stellvertretende Amtsleitung und führen des Terminkalenders der stellvertretenden Amtsleitung und Abteilungsleitungen

  • Weiterleitung von E-Mails aus der Funktionsmailadresse an die richtige Ansprechperson oder Abteilung zur weiteren Bearbeitung und Stellvertretung für die Vorzimmerassistenz

  • Auftragscontrolling für alle drei Abteilungen und aktualisieren der Verteilerlisten.

Ihr Profil:

  • Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem für die Assistenztätigkeit förderlichen Beruf mit Erfahrung in dem Bereich der Assistenztätigkeit

  • hohes Maß an Organisationsgeschick, Initiative und hohe Belastbarkeit

  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein gepflegtes, souveränes und freundliches Auftreten

  • hohe Einsatzbereitschaft und zeitliche Flexibilität sowie selbständiges, strukturiertes und eigenverantwortliches Arbeiten

  • fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere in der Präsentations- und Kommunikationstechnik

  • Verantwortungsbewusstsein, Einsatzbereitschaft und Initiative sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit

  • Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind wünschenswert.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.
 
Wir leben Vielfalt –
Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.
 
Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungsfrist und Kontakt:

Bitte bewerben Sie sich online bis zum 9. Februar 2023 über den Button „Jetzt bewerben“. Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 41/00/01/23/01.
 
Ansprechpartner/in:
Nadine Kaiser,
Telefon (0211) 89-21529,

Moskauer Straße 27, Zimmer 5.08.